Nhận diện trạng thái đang diễn ra: Bước đầu tiên khi giao tiếp cần nhận diện ra các trạng thái. Trạng thái nơi thân mình, trạng thái của đối tác, nhận diện nội dung thông điệp.
Cần nhận diện rõ cả ba đối tượng trên đang ở trạng thái bình thường hay bất bình thường. Ta thấy chúng bất bình thường hãy tạo điều kiện để chúng bình thường, chúng chưa tỉnh thức tạo điều kiện để chúng tỉnh thức, chúng chưa có mặt hãy để chúng có mặt, chúng đã sẵn sàng hay chưa sẵn sàng? Ba thành phần của giao tiếp như trên cần nhận diện thật rõ.
Nhận diện ra quy tắc. Quy tắc thường có của mình và của đối tác là gì? Hiểu biết được quy tắc vận hành sẽ giúp giao tiếp thuận lợi, thành công, hiệu quả, giảm tránh được những xung đột, chống cản, mâu thuẫn.
Nhận diện ra giới hạn: Cần có giới hạn để hoạt động giao tiếp được diễn ra tự nhiên, an bình … Giới hạn như khoảng cách giữa chủ thể và đối tượng? Giới hạn của ngưỡng chịu đựng, giới hạn cho mức độ tác động nặng, nhẹ, to nhỏ, tinh tế, thô mạnh? Giới hạn của phạm vi nội dung cần trao đổi? Giới hạn của trình độ, kinh nghiệm hiện có? Giới hạn cho lượng thời gian cần đủ? Không gian, bối cảnh phù hợp (nơi vắng người, nơi nhiều người)? Giới hạn của chênh lệch tuổi tác, giới tính, vùng miền, ngôn ngữ, kiến thức, nghề nghiệp …?
Có giới hạn để tránh giao tiếp sai hướng, quá đà, quá mức, quá khích dẫn tới kết quả bất như ý. Bằng cách quan sát nhịp thở của mình và đối tác để nhận biết giới hạn tác động, các tác động sao cho cả hai phía có nhịp thở đều, ổn định là đạt.
Các bước của quy trình giao tiếp.
Bước 1: Thỉnh mời, đánh thức, nhận diện.
Bước 2: Thăm dò để thu thập thông tin.
Bước 3: Có cách thức giao tiếp phù hợp, hiệu quả.
Bước 4: Tác thành nội dung để đi đến kết thúc.
Bước 5: Ghi nhận, biết ơn và tái hẹn nếu cần.